2. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden zur Bearbeitung des Aufnahmeantrags, Durchführung und Verwaltung der Hospitation, Beitragsverwaltung sowie Kommunikation verarbeitet. Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Durchführung des Verhältnisses); gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Verarbeitet werden insbesondere Personalien, Geburtsdatum, Kontaktangaben, Antrags- und Bestätigungsdaten sowie die abgegebenen Unterschriften. Bei minderjährigen Antragstellern kommen Angaben und Bestätigung der gesetzlichen Vertreter hinzu.
3. Empfänger
Zugriff erhalten nur die für Antragsbearbeitung und Vereinsverwaltung zuständigen Personen, soweit dies erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn sie rechtlich zulässig oder erforderlich ist.
Das Online-Formular übermittelt die Anträge als PDF-Anhang an die in der geschützten Verwaltung hinterlegte Vereinsadresse. Der eingesetzte technische Maildienst ist vor Veröffentlichung zu ergänzen.
4. Speicherdauer
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bearbeitung und Durchführung der Hospitation erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
Noch festzulegen: Konkrete Aufbewahrungs- und Löschfristen für angenommene, abgelehnte und zurückgezogene Anträge sowie E-Mail-Postfächer.
5. Rechte
Betroffene Personen haben im gesetzlichen Umfang Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Zur Wahrnehmung dieser Rechte kann die oben genannte Kontaktadresse verwendet werden.
7. Bereitstellung der Daten
Erforderliche Angaben werden benötigt, um den Antrag zu bearbeiten und die Hospitation zu verwalten. Ohne diese Angaben kann eine Hospitation gegebenenfalls nicht eingerichtet werden.
8. Online-Mitgliedsantrag und technischer Betrieb
Bei Übermittlung des Antrags verarbeitet die Anwendung die eingegebenen Angaben, die gezeichneten Unterschriften, das Eingangsdatum, die Vorgangsnummer und den Bearbeitungsstatus. Die Daten werden in einem nicht öffentlich erreichbaren Antragsarchiv als zugriffsgeschützte JSON-Datei und als PDF gespeichert. Der Zugriff erfolgt über persönliche Konten mit serverseitig geprüften Berechtigungen. Der Mitgliedsantrag wird als PDF im Archiv abgelegt und per E-Mail an die in der Verwaltung konfigurierte Vereinsadresse geschickt. Optional erhält der Antragsteller eine Eingangsbestätigung.
Für die geschützte Verwaltung wird ein technisch erforderliches Sitzungs-Cookie verwendet. Änderungen an Anträgen und Benutzerkonten werden in einem internen Protokoll mit Benutzername und Zeitpunkt dokumentiert. Für die Begrenzung von Missbrauch werden IP-Adressen als kryptografische Hashwerte zeitweise zur Häufigkeitskontrolle gespeichert; sonstige Serverprotokollierung hängt vom Hostinganbieter ab. Es sind im Programm keine Analyse- oder Marketingdienste eingebaut.
Vor Veröffentlichung zu vervollständigen: Hostinganbieter und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung, konkrete Löschfristen, Postfach-Aufbewahrung, verwendeter Maildienst und Rechte-/Zugriffskonzept. Das bloße Bereitstellen der Software ersetzt diese Festlegungen nicht.
